Logo header

Jak poprawnie pisać maile służbowe?

luty 08, 2017

Wróć do listy

Aktualne oferty pracy dla ciebie:

Finance
Warszawa
Data publikacji: 12-07-2018
Dla Klienta, prężnie rozwijającego się biura rachunkowego, In Job Poland poszukuje osób na stanow...
Szczegóły
Professional Services
Województwo łódzkie
Data publikacji: 12-07-2018
Dla naszego Klienta, międzynarodowej firmy działającej w sektorze energetycznym oraz usług dla ob...
Szczegóły
Zobacz wszystkie
Data publikacji: luty 08, 2017
W obecnych czasach poczta elektroniczna wyparła papierową i stała się najbardziej rozpowszechnioną formą łączności w biznesie. I chociaż maile nie są zbyt formalną drogą komunikacji, to powinny być profesjonalnie zredagowane, tak aby poza nośnikiem informacji stanowić ważny element wizerunkowy firmy.

Pisząc mail do klienta, kontrahenta czy pracownika, należy tak formułować zdania, aby jego treść nie budziła wątpliwości u odbiorcy i nie skutkowała niedomówieniami i przeinaczeniami. Badanie przeprowadzane przez firmę Sendmail wykazało, że 64% ludzi wysyła lub otrzymuje maile, które powodują niezamierzoną złość, bądź pomyłki. Zatem redagując maile służbowe, musisz być uważniejszy i bardziej dyplomatyczny niż zwykle. Jak więc powinien wyglądać profesjonalny mail biznesowy? Warto podążać następującymi krokami.

Zasady netykiety

Maile służbowe to specyficzna odmiana korespondencji, która rządzi się swoimi prawami. Jeśli chcesz formułować je poprawnie, pamiętaj, że podczas ich pisania obowiązują standardowe zasady netykiety, czyli internetowej kultury. Unikaj więc stosowania caps locka, który utożsamiany jest z krzykiem. Ograniczaj używanie wielokropków, nie zaniedbaj poprawnej interpunkcji, stosowania znaków diakrytycznych. Służbowe maile stanowią wizytówkę firmy, a lekceważące podejście do zasad poprawności językowej nie świadczy dobrze o pracowniku.

Pamiętaj o temacie maila

Każdy mail powinien być odpowiednio zatytułowany - to pozwala na szybką identyfikację znajdującej się w nim treści i łatwiejsze jest odnalezienie go w służbowej skrzynce. Niestety, często zdarza się, że w wiadomości mailowej brakuje tematu. Ten nawyk trzeba zmienić, ponieważ nie tylko utrudnia segregowanie korespondencji, ale może być odczytany jako brak szacunku dla odbiorcy.

Jaki zwrot grzecznościowy wybrać?

Językoznawcy i specjaliści od kultury słowa już dawno stwierdzili, że wszechobecne „Witam”, od którego zaczyna się wiele służbowych maili, jest po prostu niegrzeczne. Takie sformułowanie sugeruje, że nadawca stoi na wyższej pozycji od odbiorcy. Jeśli chcesz zachować dobre stosunki biznesowe, najlepiej zastosuj tradycyjny zwrot grzecznościowy typu „Szanowny Panie”, „Szanowni Państwo”, ewentualnie w mniej oficjalnej korespondencji „Dzień dobry”. Pamiętaj także, żeby unikać skracania dystansu w stosunku do odbiorcy maila - jeśli z osobą odczytującą wiadomość łączą Cię tylko kontakty służbowe, nie możesz zdrabniać jej imienia.

Wielką czy małą literą?

Jaką literą kontynuować treść po zwrocie grzecznościowym? Wszystko zależy od interpunkcji. Jeśli po standardowym „Szanowna Pani Katarzyno” następuje wykrzyknik, wówczas w kolejnej linijce właściwy tekst zaczyna się wielką literą. Jeśli postawisz przecinek - małą literą. Jest to bardzo prosta zasada, jednak problematyczna dla wielu osób piszących służbowe maile.

Korespondencja seryjna - na co zwrócić uwagę?

Z zasady nie powinieneś wysyłać seryjnych maili do klientów, kontrahentów lub partnerów biznesowych. Jeśli jednak nie masz wyboru i chcesz zaoszczędzić czas, wówczas pamiętaj o ukryciu adresów odbiorców i wstaw je w polu UDW.

Zwróć uwagę na stopkę

Służbowa korespondencja mailowa powinna mieć określony schemat. W stopce wiadomości powinny znaleźć się podstawowe informacje ułatwiające identyfikację nadawcy - jego imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres mailowy, a także najważniejsze dane o firmie. Stosując jednolity schemat maili, tworzysz spójny wizerunek całego przedsiębiorstwa.

 

Powierz nam selekcję talentów do twojej firmy

Sieć 70 000 kandydatów: nasi Konsultanci HR znajdą najodpowiedniejszych kandydatów dla twojej firmy, z którymi odniesiesz realne sukcesy.