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Meeting online vs riunioni tradizionali

12 gennaio 2015

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Sono sempre di più in Italia e nel mondo gli incontri di lavoro, i colloqui e le presentazioni che avvengono in video-chat anziché dal vivo grazie a skype e ad altri sistemi ancora più evoluti.

In ogni azienda c’è chi parlerebbe solo via web e chi invece preferisce sempre e comunque una riunione vis à vis.

Chi ha ragione?

Proviamo a confrontare le due modalità in base a 4 parametri diversi:

 1)  Velocità, immediatezza, costi.

Sul fattore tempo le riunioni online vincono a mani basse. Primo aspetto fondamentale: nessuno dei partecipanti deve perdere ore preziose nel traffico cittadino o in altri spostamenti. Ci si mette d’accordo anche all’ultimo secondo e di norma i meeting sono più brevi perché gli interlocutori tendono a divagare di meno arrivando dritti al punto. Meno tempo speso per le riunioni, più tempo guadagnato per l’operatività quotidiana.

2)  Chiarezza e confronto.

La qualità della riunione via web dipende in larga misura dalla tipologia di connessione dei computer a disposizione. Se questa non è il top, magari costringendo i partecipanti a togliere la funzione video, allora la riunione tradizionale ha sicuramente la meglio perché consente di cogliere le sfumature e di esprimere alcuni concetti anche attraverso il linguaggio del corpo.

3)  Numero di partecipanti.

Alle videochiamate su skype possono accedere massimo 3 computer. Anche se dietro ogni pc ci possono essere decine di persone, difficilmente tutti potranno sentirsi ugualmente partecipi dell’incontro. Anche nei meeting dal vivo esiste lo stesso problema ma in misura molto minore e non dovuto a difficoltà oggettive. In definitiva: se la riunione è importante e coinvolge più di 6 persone è preferibile sedersi tutti attorno a un tavolo (lo stesso!).

4)  Estroversi / introversi

I “manager timidi” amano le videochat, perché sono riunioni più informali dove la barriera del computer crea una piacevole sensazione di comfort e di sicurezza. La stessa barriera che invece per un manager intraprendente rappresenta un limite che gli impedisce di esprimere al massimo le sue doti relazionali.

Come abbiamo visto pregi e difetti più o meno si equivalgono. Non esiste una modalità più idonea dell’altra perché tutto dipende dal contesto e dalle singole personalità dei partecipanti. Un’azienda che guarda al futuro deve favorire un mix di entrambe le soluzioni: per cogliere i vantaggi di risparmio di tempo della call online e l’opportunità di costruire una relazione più forte con clienti, fornitori e colleghi grazie ai meeting tradizionali.

E voi cosa preferite?

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