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8 cose da fare prima di andare in ferie

05 agosto 2014

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Ecco come un manager dovrebbe preparare l’ufficio, e non solo le valigie, per una vacanza senza pensieri.

Agosto, tempo di ferie e di meritato riposo. Ma per un manager con un team da gestire e tanti progetti in corso, rilassarsi può rivelarsi davvero un’impresa. Telefonate, urgenze, l’ansia di cercare sempre una rete wi-fi dove controllare la posta, anche dentro una foresta pluviale o immersi in un atollo tropicale. E invece per staccare sul serio bisogna staccare tutto, anche computer e smartphone e se serve anche il cervello. Come? Basta giocare d’anticipo e pianificare nei minimi dettagli tutte le attività insieme ai nostri collaboratori.      

Una checklist per organizzare l’ufficio.

  1. Informare i clienti > anche con una mail unica da inviare a tutti i contatti indicando il periodo di ferie e una persona a cui rivolgersi durante l’assenza;
  2. Stilare una lista di priorità > dove appuntarsi i lavori più urgenti e lasciare il resto per il rientro;
  3. Distribuire le mansioni > affidando a ogni collaboratore un compito e un ruolo molto preciso;
  4. Indire una riunione > per stabilire passaggi di consegne e avere la possibilità di chiarire eventuali dubbi;
  5. Nominare un vice > indicando un punto di riferimento unico per tutto il team a cui affidare massimi poteri e responsabilità;
  6. Stabilire una procedura per le emergenze > indicando come essere contattato e per quali tipologie di urgenze;
  7. Programmare la prima settimana > dettagliando incontri, scadenze e progetti da portare avanti al rientro;
  8. Impostare un messaggio automatico > una notifica automatica nella casella di posta con una frase del tipo “Non sarò in ufficio fino al xxxx, per eventuali urgenze rivolgersi a…”.

  Solo così possiamo goderci le vacanze, ricaricare le energie e dedicarci interamente a noi stessi e alla nostra famiglia. Per tornare a casa e in ufficio con un nuovo bagaglio di esperienze e tanta voglia di ricominciare. Cari manager, buone vacanze!

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